Dokumendid, ametikirja koostamine

Dokument - on jäädvustatud teave (salvestatud informatsioon), mida saab käsitleda ühe üksusena.

Dokumentide omadused:
  • füüsilised
       andmekandjad (paber, CD) ja neile kantud andmete välised omadused
  • sisulised
       sündmused ja faktid millest dokument koosneb (ning dokumentidevahelised seosed)
  • dokumendi tüüp
       lähtub sisu edasiandmise viisist ehk andmeliigist (tekst, graafika, heli, animatsioon, multimeedia)
  • vorming
       dokumendis andmete organiseerimise viis (andmefaili struktuur või vormielementide paigutus paberil)
  • vormielemendid
       elemendid dokumendi sisu esitamiseks (kuupäev, pealkiri, teema, allkiri jms)
  • dokumendi liik
       kiri, memo, protokoll
     * Teksti koostamisel on kasutatud Rahvusarhiivi materjale

Dokumentide koostamise põhiline reegel: dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. (ingl k KISS = Keep It Short & Simple!)

Dokumentide loomist ja haldamist reguleeritakse normatiivaktide ja juhenditega. Nende hulka kuuluvad:

  • seadused (Arhiiviseadus, Digitaalallkirja seadus, Isikuandmete kaitse seadus, Avaliku teabe seadus, Raamatupidamise seadus, ..)
  • Vabariigi Valitsuse määrused (Asjaajamiskorra ühtsed alused (VV määrus 26.02.2001 nr 80))
  • kohaliku omavalitsuse õigusaktid
  • standardid ja juhendid:
    • EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded" (dokumendihalduse hea tava)
    • EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas" (kuupäev ja aeg)
    • EVS 644:1993 "Kirjutuspaber. Formaadid"
    • EVS 645:1993 "Kirjaümbrikud ja kirjataskud"
    • ISO 11180:1993 "Postal addressing"
    • ISO 4217:1995 "Codes for the representation of currencies and funds" (rahaühikud)
    • jt

Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse kahte paberi formaati - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (210 x 148 mm).

Dokumendi kohustuslikud rekvisiidid (vormielemendid) on:
   1) dokumendi väljaandja nimi või nimetus;
   2) dokumendi kuupäev;
   3) tekst;
   4) allkiri või allkirjad.

Kirja loogilised osad:
   sissejuhatus - tuuakse kirja koostamise põhjus, eesmärk, ka varem selles küsimuses peetud kirjavahetus või suulised lepped;
   probleemi esitus - tuuakse faktid, kaalutlused, selgitused;
   lõppkokkuvõte - tuuakse järeldused, palve või ettepanek küsimuse lahendamise kohta.

Vt ka ametikirja näidiseid portaalist www.sekretar.ee

Ametikirja pealkiri trükitakse plangi ülaservast 97 mm kaugusele.